Les clés pour bien choisir une nouvelle suite bureautique

Si une majorité des PC et Mac sont aujourd’hui équipés de la suite Microsoft Office, plusieurs solutions alternatives sont accessibles, chacune ayant ses atouts, dont souvent un prix plus bas que celui de l’offre Microsoft.

Voici quelques exemples de suites bureautiques capables de fonctionner sur la plupart des ordinateurs : Microsoft Office / Microsoft 365, LibreOffice / Collabora Online, Google Docs, OnlyOffice, Apple iWork, SoftMaker FreeOffice, WPS Office, Polaris Office, Mobisystems OfficeSuite, Corel WordPerfect Office ou encore Zoho Office Suite…

Evaluer l’adéquation fonctionnelle et technique de l’outil

Avant tout changement d’outil bureautique, une phase de test et d’évaluation est requise. Notez que les ordinateurs comme les terminaux mobiles sont tous capables d’accueillir plusieurs suites bureautiques simultanément. De plus, la plupart des offres payantes proposent des versions d’essai, qui permettront de les mettre à l’épreuve avant de les adopter.

Plusieurs éléments fonctionnels sont à valider : l’interopérabilité avec les outils employés précédemment, ou encore utilisés par d’autres membres d’une équipe ; la richesse fonctionnelle, notamment sur des sujets avancés, comme la génération de formulaires PDF ou le publipostage ; l’ergonomie de l’outil et sa bonne acceptation par les utilisateurs.

Des éléments techniques sont également à prendre en considération, à commencer par le modèle tarifaire adopté par l’éditeur : offre gratuite, payante ou sur abonnement ? Autre question à se poser : la suite bureautique est-elle disponible sur tous les types de terminaux souhaités - ordinateurs Windows, macOS ou Linux ; terminaux mobiles Android ou iOS. Enfin, l’outil choisi est-il accessible uniquement en ligne en mode ‘cloud’, en tant qu’application classique ou les deux ? Et si oui, les versions mobiles et ‘cloud’ proposent-elles une richesse fonctionnelle suffisante au regard des usages attendus ?

Deux principales options à envisager

Le Socle interministériel de logiciels libres (SILL) recommande tout un ensemble de logiciels aux administrations. Des solutions largement employées, modernes et mises à jour régulièrement. Deux suites bureautiques y sont référencées : LibreOffice et OnlyOffice.

LibreOffice est, de loin, la suite bureautique libre la plus connue, avec une richesse fonctionnelle extrême et un excellent niveau d’interopérabilité avec les outils Microsoft. Elle peut même être étendue grâce à des extensions. Restent quelques défauts : une absence notable de moutures mobiles ou ‘cloud’- ces dernières étant uniquement proposées par l’entreprise Collabora Productivity - ainsi qu’une certaine complexité, voire une forme d’austérité. Il n’en demeure pas moins qu’il s’agit de la plus puissante suite bureautique libre du marché. Notez qu’il faudra la préférer à Apache OpenOffice, dont le développement stagne depuis des années.

OnlyOffice est, à bien des égards, à l’opposé de LibreOffice. Cette suite bureautique se concentre sur l’essentiel, avec une interface utilisateur simple et ergonomique. Cette offre est par ailleurs au cœur de nombre de solutions ‘cloud’, dont certaines proposent des accès gratuits, comme la kSuite d’Infomaniak (suisse) ou le Murena Cloud (français). Le tableau est toutefois assombri par des lenteurs lors de l’ouverture de l’application et des documents et par quelques ‘bugs’ à corriger. La proximité de l’éditeur letton Ascensio System avec la Russie sera également un élément à prendre en compte.

David FEUGEY